Régularisation des charges
CHARGES LOCATIVES : COMMENT LES RÉPARTIR?
Outre le loyer, le locataire est également soumis au paiement de dépenses supplémentaires qu’on appelle charges locatives. Que comprennent-elles ? De quelle façon sont-elles réparties entre bailleurs et locataires ? Les réponse dans cet article.
À quoi correspondent les charges locatives ?
Les charges locatives sont les charges relatives à un logement dont le paiement revient au bailleur, mais qu’il peut légalement les répercuter à son locataire (on parle de charges récupérables) car elles correspondent à un service dont l’usage bénéficie à ce dernier. Il s’agit, par exemple, des dépenses d’entretien, des services de ménage dans les parties communes ou encore de l’entretien des espaces verts. Pour connaitre quelles sont ces charges locatives récupérables au locataire, il faut se référer au décret n°87-713 du 26 août 1987.
La réglementation prévoit trois catégories de charges locatives dont :
- Les frais relatifs aux services liés au logement comme l’eau, l’ascenseur ou le chauffage collectif.
- Les dépenses relatives à l’entretien et aux réparations des parties communes de l’immeuble.
- Les taxes liées aux services d’enlèvement des ordures ménagères et de l’assainissement des eaux. Il est également prévu le salaire du concierge, dans une limite de 75%, si celui-ci effectue le nettoyage des parties communes et la gestion des poubelles.
Toutes les charges non mentionnées dans la liste de la réglementation sont considérées non récupérables et ne peuvent donc pas faire l’objet de facturation au locataire. Par ailleurs, le propriétaire doit mentionner les charges locatives récupérables dans le bail avec l’estimation de leurs montants prévisionnels ainsi que le montant du loyer hors charges.
Le mode de calcul et l’imputation des charges locatives
Le mode de calcul diffère selon le type de logement :
- Les charges locatives en copropriété:
La situation la plus courante est que le locataire se retrouve dans un immeuble en copropriété et que les charges locatives récupérables sont gérées par un syndicat qui les répartit entre plusieurs propriétaires.
Dans ce cas, le montant des dépenses relatives à l’utilisation des parties communes comme l’escalier, l’ascenseur, les espaces verts ou encore le parking sera calculé en fonction du tantième du bailleur et sera ensuite affecté à la charge du locataire pour remboursement.
- Les charges locatives en mono propriété:
Lorsque tout l’immeuble appartient au même propriétaire, les dépenses locatives inhérentes à l’entretien ne sont pas soumises aux mêmes règles de calcul et d’attribution que celles d’un immeuble en copropriété. En effet, il n’existe pas de syndicat et la répartition des frais entre les locataires revient directement au propriétaire.
En pratique, pour une répartition juste des dépenses, le propriétaire peut décider de ventiler les charges locatives au prorata de la surface habitable du logement de chaque occupant. Toutefois, dans le cadre d’une application équitable de cette règle, il est demandé aux mono propriétaires de conserver le même mode de calcul des charges locatives au cours du bail.
- Les charges locatives en maison individuelle :
Pour les maisons individuelles, les parties communes telles que les escaliers, les espaces-vert ou les ascenseurs n’existent pas et l’enlèvement des ordures ménagères est l’unique service qui pourra être facturé au locataire. Ce sont, alors, les seules charges locatives récupérables auprès du locataire
Le mode de paiement des charges locatives
Plusieurs options s’offrent au locataire pour rembourser les charges locatives récupérables qu’il doit à son bailleur. Ces options diffèrent selon la mise à disposition de son logement : en location meublée, en location vide, en colocation ou encore, en bail mobilité.
1. La provision de charges en location vide
Le locataire devra verser une provision mensuelle à son bailleur en même temps que son loyer.
Le montant de la provision sera fixé en fonction des résultats antérieurs lors des précédentes régularisations des charges. Pour les logements en copropriété, il est calculé à la base du budget prévisionnel établi par le syndic. Et, dans le cas d’une mono propriété, il est estimé à partir du dernier montant des charges locatives du logement. Pareil pour les maisons individuelles, le montant est fixé selon les dépenses réelles de l’année précédente.
Grâce aux éléments comptables, le propriétaire pourra calculer la différence entre les charges réellement dues et celles qu’il a facturées à son locataire au cours des mois. Si la différence est positive, le propriétaire devra rétribuer le trop-perçu à son locataire. Pour l’option de provision de charges, la régularisation se fait à l’année et est calculée sur la base de justificatifs.
2. Le forfait de charges en location meublée
Pour les locations meublées, les propriétaires choisissent généralement d’appliquer les charges locatives forfaitaires. Cette option présente un risque de moins perçu que le bailleur ne pourra pas réclamer. Par conséquent, elle convient plus aux baux plus courts des locations meublées que ceux en location vide.
Le forfait de charges doit figurer au bail et son montant doit être fixe et non « manifestement disproportionné » par rapport au montant des charges réellement récupérables sur le locataire. Toutefois, il peut être révisé chaque année au même titre que le loyer principal. Le versement du forfait est fixé à une périodicité prévue dans le bail qui correspond généralement à la date de versement du loyer.
Les charges locatives forfaitaires ne peuvent donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure. Plus précisément, le propriétaire ne pourra pas réclamer un complément même si, au cours du bail, il constate une consommation des dépenses supérieure au forfait cumulé.
3. Les charges locatives en colocation
En cas de colocation, le propriétaire peut appliquer un forfait de charges, dans les mêmes conditions qu’une mise en location meublée. Dans cette hypothèse, le forfait devra couvrir l’ensemble des charges locatives sans possibilité de régularisation.
4. Les charges locatives en bail mobilité
Pour un bail mobilité, la durée du contrat est généralement plus courte et n’atteint pas une année. Dans ce cas, le propriétaire ne peut pas percevoir de dépôt de garantie et il ne pourra pas couvrir la totalité des charges locatives récupérables de son locataire lorsque celles-ci dépassent l’évaluation initiale.
La solution adaptée à ce type de bail reste, alors, le forfait de charges qui pourra être payé en même temps que le loyer avec un montant n’excédant pas la valeur réelle des dépenses locatives du locataire.
Sauf à trouver un autre locataire, en accord avec le propriétaire, les charges locatives sont également dues durant la période de préavis, avant de quitter l’appartement.
La régularisation des charges locatives
La régularisation concerne uniquement l’ajustement des versements par provisions effectués par les locataires pour le remboursement de leurs charges locatives récupérables. Elle s’effectue une fois par an et s’opère dans les conditions suivantes :
1. Règlementation et pièces justificatives
En ce qui concerne la régularisation des provisions de charges, la jurisprudence mentionne l’importance des pièces justificatives. La règlementation accorde au locataire le droit de refuser le paiement des charges lorsque les détails ne lui ont pas été transmis. À l’inverse, elle attribue gain de cause au propriétaire lorsqu’il peut prouver la transmission des décomptes et des documents justificatifs alors que son locataire refuse de payer les charges locatives.
La loi ne prévoit pas le mode de transmission des pièces justificatives. Mais, elle oblige tout simplement le propriétaire à les mettre à la disposition de son locataire afin que celui-ci puisse juger du bien-fondé de l’estimation de ses dépenses.
Les documents justificatifs doivent être transmis au locataire un mois avant la régularisation des charges et ils peuvent rester à sa disposition pendant les 6 mois qui suivent. Ces documents incluent la nature et le mode de calcul des charges locatives récupérables ainsi que le mode de répartition des dépenses entre les locataires en cas de logement en copropriété.
2. Remboursement du trop-perçu ou réclamation d’un complément
Au moment de la régularisation, bailleur et locataire sont confrontés soit, à une sous-évaluation des charges ou bien à une surestimation des provisions.
- Dans le cas de la sous-évaluation des charges, le montant réel des charges locatives va être supérieur au total des provisions. Dans ce cas, le propriétaire peut demander au locataire de lui verser un complément équivalent à cette différence. Et, par la suite, il pourra, réévaluer le montant de la provision à la hausse pour l’année d’exercice suivante.
- Et, avec la surestimation des provisions, il en résultera un montant total des provisions de charges supérieur aux dépenses locatives réelles. Dans ce cas, le propriétaire devra restituer la différence du trop-perçu à son locataire.
3. Départ du locataire et restitution du dépôt de garantie
Pour diverses raisons, il n’est pas toujours évident de dresser le décompte des dépenses locatives et procéder à la régularisation du solde lorsqu’un locataire décide d’arrêter son bail. D’abord, pour les logements en copropriété, la régularisation ne peut être effectuée qu’une fois les comptes annuels arrêtés. Puis, avec le problème du moins perçu et du trop-perçu des provisions de charges, la détermination du solde ne peut être calculée à l’avance.
Dans ce cas, le bailleur et le locataire peuvent, d’un commun accord, convenir et décider de solder les comptes au moment du départ du locataire. Ou bien, le propriétaire peut suggérer de conserver temporairement une partie du dépôt de garantie initial, sans excéder 20%, et rétribuer le reste, une fois la régularisation annuelle effectuée. À cet instant, il devra présenter au locataire le décompte précis des charges locatives réelles.
Omission et opposition
Si le propriétaire oublie de régulariser les charges locatives récupérables dans l’année qui suit son exigibilité alors, le locataire pourra bénéficier d’un étalement du paiement sur 12 mois. Par ailleurs, bailleur et locataire disposent d’un délai de prescription de 3 ans pour réclamer ou contester le remboursement des charges. Au-delà de ce délai, le propriétaire ne pourra plus réclamer la régularisation des charges.